How To Mitgliederversammlung

Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist:

mehr als 2 Monate vorher

• eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im Git-Repo sammeln
  • am besten mit Erklärung auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
• andere Themen für Tagesordnung sammeln
• (Vorstand) Themen für den Tätigkeitsbericht des Vorstands sammeln
• (Vorstand) Themen für den Jahresrückblick sammeln

2 Monate vorher

• Termin finden
• Termin festlegen
• Seite Nächste Mitgliederversammlung nach Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD verschieben
  • Inhaltlich anpassen, Datum und Ort korrigieren.
• Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, Termine, …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit
  • (optional) bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen
  • (optional) bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen
• Kandidaten für Wahlämter finden und auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig
  • am besten mit Kurzvorstellung der Kandidaten auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können

3 Wochen vorher

• Einsendeschluss für Satzungsänderungen, die in die Einladung aufgenommen werden müssen.

mindestens 2 Wochen vorher

• Tagesordnung festlegen
  • alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen (Satzung, §9)
• (Vorstand) Einladung rausschicken (Frist laut Satzung, §8)
  • mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht
  • per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter) (Es gibt Dieses Tool zum Verschicken der Einladungen.)
  • ausdrucken und an die Tür hängen
  • auf den Normalverteiler schicken
• Falls die Versammlung Online / Hybrid stattfindet:
  • Tooling abstauben / neu Aufsetzen
  • Konten für alle Mitglieder anlegen und Zugangsdaten versenden

(nicht allzu kurz) vorher

• für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen
• Alternativ: Online-Tools einrichten und konfigurieren
• Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt
• (Vorstand/Schatzmeister) stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder)
• (Schatzmeister) Mitgliedskontoauszüge an alle Mitglieder verschicken
• (Vorstand) Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen

auf der Versammlung selbst

• ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren
• Protokollführung und Versammlungsleitung wählen
• (empfohlen) Versammlung eröffnen
• Auf bestehende Geschäftsordnung hinweisen
  • Explizit auch auf Wahlmodus hinweisen
• Quoren in absoluten Zahlen feststellen:
  • 23% der ordentlichen Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
  • > 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
  • 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1)
  • 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2)
• Anerkennung des RZL als Außenstelle des Stratum 0
• Weltherrschaft an uns reißen

möglichst bald nach der Versammlung

• kurzes tl;dr an den Normalverteiler schreiben
• Protokoll schreiben und von Protokollführung und Versammlungsleitung (und neuem Vorstand) unterschreiben lassen
• Jahresbericht, Finanzbericht, Tätigkeitsbericht und Protokoll ins Wiki hochladen und verlinken
• Satzung, Beitragsordnung und Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung aktualisieren (auch im GitLab)
• (Vorstand) Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen
• (Vorstand) Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse
• (Vorstand) zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten
  • neue Vorstandsentitäten auf Vorstand/BCP und Vorstand/GO hinweisen
  • Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten:
    • Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden
    • Bücher beim Schatzmeister
• (Vorstand) Vereinsinfrastruktur auf den neuen Vorstand umbiegen
  • Mailadressen (und ggf. Admin-Rechte) auf der Vorstandsmailingliste aktualisieren
  • Vorstand/Mailsignatur anpassen
  • stratum0.lco der Briefvorlage anpassen:
    • s0v-dokumente.git/vorlagen/tex/stratum0.lco
    • Kopiercode unter s0v-dokumente.git/zuwendungsbescheinigungen/ im Blick behalten
    • https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-zuwendungsbescheinigung/blob/master/mitgliedsbeitrag/stratum0.lco
  • Accounts auf theodem anlegen und alte löschen
    • ssh-Zugriff auf theodem anpassen und auf der Seite endur ändern, falls nötig
  • neue Vorstandsmitglieder die Datenschutzerklärung unterschreiben lassen
  • Schlüssel für den Vorstandsschrank an die neuen Vorstandsentitäten übergeben
  • Ablage des (entschlüsselten) E-Mail Archivs der Vorstandsliste der vorherigen Vorstandsperiode im Dokumente-Git