Vorstand/Geschäftsordnung

Der Vorstand hat für sich auf der Vorstandssitzung am 13. Mai 2013 zum ersten Mal eine Geschäftsordnung beschlossen, diese wurde von darauffolgenden Vorständen übernommen und ggf. angepasst.

§0 Aufgabenteilung

Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:

1. Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeisterin
2. weitere Mitgliedsverwaltung und Schriftführung: Chrissi^
3. Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache.
4. Die weiteren Aufgaben des Vorstandes (Repräsentation nach außen, Einladung zu Sitzungen, etc.) teilen die Vorstandsmitglieder unter sich nach Bedarf auf.

§1 Datenschutz

1. Die nicht vom Vorstand genehmigte Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz dar und kann mit Ausschluss aus dem Verein geahndet werden.
2. Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit dieses Zweckes vollständig vernichtet werden.

§2 Vorstandsinterne Kommunikation

1. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden, die nicht ausschließlich EU-Datenschutzgesetzen unterliegen.
2. Umlaufbeschlüsse sind in Textform zu bearbeiten. Eine fortlaufende Nummer im Format [UB YYYY-MM-DD-##] muss für jeden Umlaufbeschluss vergeben werden. Bei Mails ist die Angabe der UB-Nummer im Subject notwendig. Vor der Verwendung der UB-Nummer muss diese auf der Wiki-Seite Nächste Vorstandssitzung eingetragen werden.
3. Falls die Kosten einer Anschaffung den in einem Beschluss gefassten Geldbetrag übersteigen (bspw. durch unerwartet gestiegene Versandkosten oder Preisanpassungen), ist die Zustimmung des Vorstands ohne die Notwendigkeit eines weiteren Beschlusses gegeben, sofern die tatsächlichen Kosten den beschlossenen Betrag nicht mehr als 5% oder alternativ 5€ übersteigen.

§3 Protokolle der Vorstandssitzungen

1. Die Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
   1. Zeit und Ort der Sitzung, anwesende und fehlende Vorstandsmitglieder (namentlich), Anzahl der Gäste (ohne Namensnennung)
   2. getroffene und abgelehnte Beschlüsse und Anträge
   3. wichtige Argumente zu Diskussionen
2. Stammdaten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen (z. B. Beitrittsdaten, vollständige Realnamen) dürfen nicht ins Protokoll aufgenommen werden. Eine Ausnahme davon stellen ausreichend anonymisierte Aggregationen von Daten dar, die dem allgemeinen Vereinsinteresse unterliegen (z.B. anonymisierte Statistiken).
3. Vorgangsdaten (Name von Antragsstellern, etc.) können ins Protokoll aufgenommen werden.
4. Es ist außerdem ein vorstandsinternes Protokoll mit den für den Vorgang relevanten Daten zu führen.
5. Parallel zum externen Protokoll muss eine maschinenlesbare Liste der Umlaufbeschlüsse geführt und veröffentlicht werden.

§4 Arbeit der Schatzmeisterin

1. Die Schatzmeisterin hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
2. Für die Kassenprüfung müssen zusätzlich hierzu alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben, das Kassenbuch zu rekonstruieren.
3. Die Schatzmeisterin hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, die es dem restlichen Vorstand erlaubt, es jederzeit einzusehen oder bei längerer Abwesenheit der Schatzmeisterin weiterzuführen.
4. Die Schatzmeisterin hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
   1. Quittung/Rechnung/Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
   2. Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den entsprechenden Vorstandsbeschluss
   3. Bei Projektgeldern: Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
5. Die Schatzmeisterin hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
6. In folgenden Fällen kann die Schatzmeisterin Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
   1. Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Spaces zusammenhängen und 50€ nicht übersteigen.
   2. Rechnungen mit Projektbezug bis 30€, die von mindestens drei Mitgliedern bestätigt wurden; Rechnungen mit Projektbezug bis 50€, die von mindestens vier Mitgliedern bestätigt wurden.
   3. Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B. Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
7. Vertretung der Schatzmeisterin: Es muss eine vertretende Entität für die Schatzmeisterin bestimmt werden, die neben der Schatzmeisterin Zugriff auf die Buchführung des Vereins hat. Diese Entität soll ebenfalls Zugriff auf Konten (z.B. Online-Banking) erhalten. Die vertretende Entität muss Mitglied des Vorstandes sein.
8. Hilfe der Schatzmeisterin: Es wird eine Hilfe für die Schatzmeisterin berufen. Diese bekommt schreibenden Zugriff auf die digitalen Buchungen und die physischen Kassen.

§5 Vorstand als Ansprechpartner

1. Die einzelnen Vorstandsmitglieder, sowie der gesamte Vorstand, stehen als Ansprechpartner für Probleme zur Verfügung, die von Entitäten des Vereins oder Entitäten aus dem Spaceumfeld an sie herangetragen werden. Diese Probleme werden ernst genommen und vertraulich behandelt und es wird versucht, nach Möglichkeit die angesprochenen Probleme zu lösen, sofern nichts anderes gewünscht ist.

§6 Mitgliedsangelegenheiten

1. Änderung der Mitgliedsart
   1. Möchte ein Mitglied seine Mitgliedsart ändern, so gilt die Zustimmung des Vorstandes zu einem entsprechenden Antrag als implizit gegeben.
   2. Wenn nicht anders gewünscht, geht der Vorstand davon aus, dass eine Änderung der Mitgliedsart zum 1. des nächsten Monats wirksam wird.
   3. Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
2. Wechsel des Beitragsmodells für ordentliche Mitglieder:
   1. Zeigt ein Mitglied an, dass es zwischen dem ermäßigten Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 2 und dem normalen Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 1 (oder umgekehrt) wechseln möchte, so ist keine Zustimmung des Vorstands notwendig.
   2. Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.

§7 Gültigkeit der Geschäftsordnung

1. Der Vorstand kann die Geschäftsordnung jederzeit ändern.
2. Die Geschäftsordnung ist solange gültig bis sie durch eine Neue ersetzt wurde. Somit gilt die Geschäftsordnung auch über eine Vorstandsperiode hinaus. Lediglich genannte Personen verlieren ihre Gültigkeit wenn die Personen aus dem Vorstand ausgeschieden sind.