Vorstandssitzung 2015-09-21

Diese Vorstandssitzung fand am Montag, 21. September, um 19:00 in der Küche im Space statt.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in § 8 Nr. 5, dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.

• Anfang um 19:52
• Anwesend: chrissi^, hanhaiwen, Kasalehlia, rohieb, comawill, larsan, 2-3 Gäste
• Protokoll: rohieb
• Syntax für Abstimmungen: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Die Folgenden Umlaufbeschlüsse wurden aus Datenschutzgründen im nichtöffentlichen Teil behandelt.

•  Pro UB 2015-06-23-02: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-07-01-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-07-02-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-07-07-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-07-26-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-08-26-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-09-09-01: Mitgliedsangelegenheit

(6|0|0) Bestätigung für alle diese UBs, so wie sie oben stehen.

Öffentlicher Teil

Ab jetzt mit etwa 2 Gästen. Ein Gast hat Emantors Lock gepickt und wieder zu gemacht. Derselbe Gast möchte, dass larsan das Rezept vom Essen vor der Sitzung mal bloggt.

• TODO larsan: Rezept vom Essen vor der Sitzung bloggen

Umlaufbeschlüsse

•  Pro UB 2015-07-25: Verlängerung zeromutarts.de (4,65€)
•  Pro UB 2015-07-31-01: 4 Netzwerkkabel, je 50m (40€)
•  Pro UB 2015-08-01-01: Übernahme 3mm-PLA-Filament, weiß & tannengrün (15€)
  • TODO: chrissi^ guckt mal, ob er UB 2015-08-01-01 erstattet hat
•  Pro UB 2015-08-14-01: Türschild mit LED-Beleuchtung, 40€
•  Pro UB 2015-09-12-01: Filternachschub für Kärcher-Staubsauger (26€)

Bestätigung für die öffentlichen UBs: (6|0|0)

• (6|0|0) UB 2015-09-21-06: Anpassung der Filamentregelung: Es wird ab einschließlich UB 2015-08-01-01 der gesamte Betrag für Filamentkäufe aus der zweckgebundenen Filamentspendenkasse verwendet. Die Filament-Spendenkasse trägt sich inzwischen selbst gut.
  • Alter Beschluss für die 50-50-Regelung war in Vorstandssitzung 2013-01-11, noch ohne UB-Nummer

Sonstiges

• Mietvertrag §2.4: "Der Mieter kann von der Ausübung des Optionsrechts nur schriftlich bis spätestens 6 Monate vor Vertragsablauf (bis zum 31.03.2016) Gebrauch machen"
  • TODO rohieb: Optionsrecht Mietvertrag in die MV-Einladung aufnehmen
• Nowo BAHHHHHHHHHR
  • Bahr geht weg und die Verwaltung im Schimmel-Hof wechselt. Wir sollen uns wegen offenen Punkten an die Schimmel-Hof GmbH wenden.
  • Anwalt für Mietrecht? Erstmal nicht.
  • Fenstermangel ist schon im Übergabeprotokoll vom Umzug festgehalten
  • weiteres Vorgehen? Optionen:
    1. Frau Schuberth anrufen? (Telefonnummer vermutlich: 0531-2889368)
       • TODO larsan: bei Schuberth anrufen.
       • ist parallelisierbar mit folgendem:
    1. Brief schreiben mit Fristsetzung und Mietkürzung
    2. Brief schreiben mit Fristsetzung zum Melden bei uns,
       1. wenn keine Antwort, dann a)
       2. wenn keine Antwort, dann c)
    3. selbst beauftragen und Geld wiederholen
       • wiederholen ist nicht sicher, möglicherweise bleiben wir drauf sitzen. Könnten wir über Einbehalten der Miete regeln; aber auch unsicher.
  • (5|1|0) für Option b2, UB 2015-09-21-07
• Vorbereitung MV:
  • TODO rohieb: Quorum Beschlussfähigkeit MV wegen Fördermitgliedschaft fixen und Änderungsvorschlag rumschicken
• Fräse
  • CamBamPlus-Lizenz anschaffen? (108€) Wurde getestet und von mehr als einem Hackerspace für gut befunden
    • Letztes Stable-Release von Mai 2013, letzte Beta Oktober 2013
    • TODO comawill: nochmal auf den Normalverteiler packen und fragen, was Leute so meinen
• Gute Nachrichten: T-Shirts/Hoodies/Zipper \o/
  • Fatink hat geantwortet, wesentlich günstigere Konditionen als bisherige Anfrage bei anderem Shop.
    • Shirts: 8,57€
    • Pullover: 20,53€
    • Zipper: 29,75€
    • unbedruckt: 3,30€
    • alles inkl. MwSt, Siebdruck weiß auf schwarz (mit Untergrundierung), basierend auf Anzahl Textilien in der Wiki-Liste
  • Zu klären: Finanzierung
    • Vorkasse?
    • aktueller Kontostand erlaubt die angepeilte Menge über ~1000€ vorzufinanzieren, aber wenn Leute im Presale klicken und vorher überweisen, ist das noch weniger ein Problem
    • TODO: jemand muss ein Pr3zale einrichten (Valodim fragen)
      • rohieb hat mal valodim gefragt
      • coma als Eintragenden

TODOs aus den letzten Sitzungen:

• TODO: Erarbeiten eines Sanktionskatalogs für Probleme im Verein: Dienstag, 30. Juni, 19.00
  • bisher kein Feedback. chrissi^ fragt mal eben in die Runde der Gäste:
    • „Wann war das?“
    • „Mach nochmal ein Ping für Feedback“
  • TODO chrissi: Pingback für Feedback bzgl. Sanktionskatalog auf den Normalverteiler
• TODO chrissi^, larsan: Timeline schreiben, was wie wann passiert ist in der EasterHegg-Policy-Diskussion
  • teilweise erledigt, siehe nichtöffentlicher Link oben.
  • TODO chrissi^/larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung und ggf. veröffentlichbare Version erstellen.
• TODO chrissi^/rohieb: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben
  • in das Report-Java-Tool integrieren
  • PGP-Key-IDs von Mitgliedern mal irgendwo anfordern
  • Mails sollen erstmal an vorstand@ gehen und müssen von dort von Hand weitergeleitet werden
• TODO chrissi^/larsan: Hausmeister anrufen wegen Küchenfenster
  • macht jetzt larsan, siehe Nowo BAHHHHR-Diskussion oben.
• Entität wirft ein, dass es informationen von Landesdatenschutzbeauftragten NDS hat und bietet an die an den Vorstand weiterzuleiten
  • alle Vorstandsentitäten finden das gut
• so im Nachhinein: Ankündigungstexte im Namen des Vereins sollten von mehreren Leuten abgesegnet werden. (Pad auf den Normalverteiler tun)
  • TODO larsan: nochmal Reminder zu Ankündigungstexte im Namen des Vereins auf den Normalverteiler tun
• DONE comawill: UB 2015-05-11-01: Bandsäge, 80€, wo ist die Rechnung dazu?
  • wird live erledigt
  • brauchen wir noch Geld für Anschläge? (Führungen für Holz)
    • separater UB
• DONE chrissi^: Auf dem Normalverteiler nachfragen, wer eine Zuwendungsbescheinigung haben möchte und anschließend fertig machen (die Bescheinigung, nicht das Mitglied).
  • wenn jemand ganz viel Langeweile hat, könnte jemand das Formular von http://www.formulare-bfinv.de (needs Cookies/JavaScript) TeXen und skriptbar machen.
  • TODO: coma hat vielleicht Zeit, Zuwendungsbescheinigungen zu TeXen
• TODO chrissi^: Nebenkostenabrechnung 2014, 2013, 2012
  • 2013 steht noch aus, 2012 entsprechend auch. Hängt bei BAAAAAHR.
  • 2014: nobody knows, we ain't seen nothing yet.
  • until further notice
• TODO rohieb, larsan: Banktermin: Umschreibung Kontoeigner, Kontoführungsgebühren
  • wir haben inzwischen so nen Registerauszug dafür.
  • Gemeinnützigkeit == weniger Kontoführungsgebühren
  • TODO: larsan guckt nach Registerauszug
• TODO comawill: T-Shirts/Hoodies
  • Mitgliederbefragung vollständig abgeschlossen. Jetzt Angebot raussuchen.
  • Wieviel mehr als den ermittelten Bedarf bestellen?
    • Vorschlag für Shirts: für jede Größe ermittelter Bedarf * 2
    • T-Shirt-Rohmaterial blanko zum Selberplotten in kleiner Menge
  • Falls T-Shirts verkauft werden, explizit einen Topf dafür aufstellen. (in Kontrast zu allgemeinen Spenden, auch weil notfalls MwSt)
    • Spendenbox-Projekt von Sintox etc.
    • → Pr3zale
• DONE: rohieb: Änderung Geschäftsordnung bzgl. Umgangsformen/CoC (siehe Vorstandssitzung 2015-03-09, Formulierung aus UB 2015-06-23-01)
• Langfristiges TODO: Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten.
  • nicht unbedingt nur Vorstandssache
• Diskussion: „Förderung des Sports“ in den Vereinszweck aufnehemen?
  • gefährdet das die Absetzbarkeit von Mitgliedsbeiträgen?
    • unklar
  • TODO: Valodim und chrissi^ wollen nochmal ne Quelle bzgl. „Förderung des Sports“ raussuchen
• Ab wann werden 50€ Pfand für den Space fällig? Schon wenn jemand nen Kasten Bier in den Space stellt?
  • TODO rohieb: Pfandformular für Party vorbereiten
  • TODO rohieb: Party-Pfand-Vorgang in der GO regeln
  • Vorschlag: Regelung ganz rausnehmen, Spaceordnung entsprechend abändern
    • TODO rohieb: Normalverteiler anschreiben wegen Partypfandregelung
• CTF-Pad für Vorstandsarbeit verwenden?
  • https://github.com/StratumAuhuur/CTFPad (Pull Requests welcome)
  • Dateiablage + Pad + Assignment zu offenen Punkten (To Dos?)
  • Braucht noch Codingfeatures z.B. für schützenswerte Daten/Zugriffsrechte.
  • TODO: Kasa setzt mal ein CTF-Pad zum Rumspielen auf.
• Protokoll-Workflow:
  • nichtöffentlicher Teil als Markdown ins s0v-dokumente.git unter protokolle/
  • öffentlicher Teil auf der Vorstandssitzungs-Seite im Wiki
  • TODO chrissi^: Protokoll-Workflow in die Best Current Practises aufnehmen
  • TODO chrissi^: Mail verschicken beim Pushen auf das s0v-dokumente.git
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

Ende um 22:16