Vorstandssitzung 2015-06-23

Diese Vorstandssitzung fand am 23. Juni 2015 im Space statt.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in § 8 Nr. 5, dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.

Protokoll Öffentlicher Teil

• Anfang um 20:07
• Anwesend: rohieb, chrissi^, larsan, kasa, comawill, Helga.
• Protokoll: rohieb
• Syntax bei Abstimmungen: (Pro|Contra|Enthaltung)

[öffentlicher Teil mit drei Gästen]

TODO chrissi^: Hausmeister anrufen wegen Küchenfenster

Umlaufbeschlüsse

•  Pro UB 2015-03-10-01: Funkrauchmelder (65€) und Elektronikeckenstuff (nochmal 65€)
• (zurückgezogen) UB 2015-03-25-01: 4 Müllsackständer, 28€
•  Pro UB 2015-04-10-01: Siebdruck, 100€ (3 Siebe, Siebdruckgerät, Rakel, schwarze und weiße Farbe)
•  Pro UB 2015-04-14-01: Raummiete CVJM-Hotel für EasterHegg (2500€ aus Sponsorengeldern, 100€ Eigenkapital)
•  Pro UB 2015-04-26-01: Leerrohr für das Holodeck, 14,99€
•  Pro UB 2015-04-26-02: Material für mehr Awesomeness im Space (Abzweigdosen, Kabelschellen, Kabelkanal, Gipsbecher und Spachtel), 27,80€
•  Pro UB 2015-04-30-01: Domain ff-bs.de, 6€/Jahr
•  Pro UB 2015-04-30-02: Rollhocker für die Regalwand, 40€
•  Pro UB 2015-04-30-03: Krannetz für das Holodeck inkl. Spanngurte, 111€
•  Pro UB 2015-05-11-01: Bandsäge, 80€
  • TODO comawill: Beleg.
•  Pro UB 2015-05-12-01: Server inkl. IPs (Hetzner SB52, Intel Xeon E3-1245V2, 3 TB HDD, 32 GB ECC-RAM + Zubehör), bis zu 75€/Monat
•  Pro UB 2015-05-12-02: Zusätzliches Gateway fürs Freifunk [1], 10€/Monat aus Freifunk-Spenden
•  Pro UB 2015-05-18-01: Mehrere HDMI-Kabel für Beamer, 3-10 Meter, 18€
•  Pro UB 2015-05-20-01: Mikrofonständer [2], 45€
•  Pro UB 2015-05-29-01: Plotterstuff: 15×8 m Flexfolien, ein paar Rakel, 120€ (von der Plotter-Spendenkasse gedeckt)
•  Pro UB 2015-05-30-01: Tragbares Whiteboard 01/03, 19,49€
•  Contra UB 2015-05-30-02: Tragbares Whiteboard 02/03, 19,49€
•  Contra UB 2015-05-30-03: Tragbares Whiteboard 03/03, 19,49€
•  Pro UB 2015-05-30-04: 3 Rollen 1,75mm Filament, 70€
•  Pro UB 2015-06-15-01: Standgebühr Maker Faire: 59,50€
  • Nachtrag zu UB 2015-03-09-04, wo nur bis zu 50€ beschlossen wurden
•  Pro UB 2015-06-17-07: stratum0.org DNS übernehmen (11,90€/Jahr, jemand hat angekündigt, den Betrag zweckgebunden zu spenden.)

Bestätigung für so wies oben steht:  Pro (6|0|0)

Sonstiges

• Rückblick
  • Buchführung und Mitgliederstatistik
    • Mitgliederkonten:
      • 23(!) Mitglieder (etwa ein Drittel), deren Konto ausgeglichen ist
      • etwa ein Viertel der Mitgliedskonten mit Guthaben
      • 2655€ Rückstand an Mitgliedsbeiträgen insgesamt
      • 1452€ Überschuss an Mitgliedsbeiträgen insgesamt
      • alle Mitglieder mit > 100€ offen werden einmal angeschrieben, größere Beträge nach Bedarf kulant kürzen.
    • Finanzen
      • LINET vorerst kein Sponsoring mehr wegen struktureller Umorientierung ihrerseits (bisher 100€/Monat)
      • Finanzreport:
        • durch Easterhegg Gesamtsumme etwas kaputt, außerdem noch 10.000€ CTF-Sponsoring von VW
        • Spalte "Ideeller Bereich / Mitgliedsbeiträge" ist relativ repräsentativ, chrissi^ sieht da keine besondere Tendenz
        • monatliche Verpflichtungen im Moment bei 985,90€
        • insgesamt kein Grund zur Besorgnis, aber grad auch keine größeren monatlichen Ausgaben möglich.
        • im Moment direkt frei verfügbar: 2700€
        • zweckgebundene Spende für CoderDojo: 250€
        • Freifunk trägt sich selbst durch Spenden und Geld vom StuPa der TU
  • MakerFaire
    • Spenden insgesamt: 203,20€
    • so im Nachhinein: Ankündigungstexte im Namen des Vereins sollten von mehreren Leuten abgesegnet werden. (Pad auf den Normalverteiler tun)
      • TODO larsan: nochmal Reminder dazu auf den Normalverteiler
  • TODOs von der letzten Sitzung
    • Ordentliche Mitglieder, die nicht mehr in BS sind und potentiell nicht mehr zur MV vorbei kommen, ansprechen, ob diese nicht in eine Fördermitgliedschaft wechseln wollen.
      • Fördermitglieder sind im Moment "nice to have", haben aber keinen Einfluss auf das Quorum der Beschlussfähigkeit.
        • TODO: Fördermitgliedschaften in der Satzung fixen (zählen aktuell noch zum Quota für Beschlussfähigkeit)
          • TBA: Mitte November.
      • Kann man dann eventuell nach der Satzungsänderung machen.
    • TODO chrissi^: Auf dem Normalverteiler nachfragen, wer eine Zuwendungsbescheinigung haben möchte und anschließend fertig machen (die Bescheinigung, nicht das Mitglied).
      • Hinweise darauf, dass man auch 200€ je Einzelspende auch ohne Bescheinigung aber dafür mit Kontoauszug absetzen kann.
    • TODO chrissi^: Nebenkostenabrechnung 2014, 2013, 2012
      • 2013 steht noch aus, 2012 entsprechend auch. Hängt bei Bahr. 2014: nobody knows, we ain't seen nothing yet.
    • TODO rohieb: Banktermin: Umschreibung Kontoeigner, Kontoführungsgebühren
      • wir haben inzwischen so nen Registerauszug dafür.
    • TODO comawill: T-Shirts/Hoodies
      • Mitgliederbefragung vollständig abgeschlossen. Jetzt Angebot raussuchen.
      • Wieviel mehr als den ermittelten Bedarf bestellen?
        • Vorschlag für Shirts: für jede Größe ermittelter Bedarf * 2
        • T-Shirt-Rohmaterial blanko zum Selberplotten in kleiner Menge
      • Falls T-Shirts verkauft werden, explizit einen Topf dafür aufstellen. (in Kontrast zu allgemeinen Spenden, auch weil notfalls MwSt)
        • Spendenbox-Projekt von Sintox etc.
    • TODO: Hinweis auf Absetzbarkeit in Begrüßungsmail einarbeiten
      • done. --rohieb
    • TODO: Übersicht monatliche Fixkosten? Im Wiki nachpflegen, besonders die Schatzkarte
      • done im Finanzreport -- rohieb
    • TODO: Notar auf Gemeinnützigkeit wegen Amtsgerichtskosten hinweisen
      • done, Amtsgericht hat nichts gekostet, nachdem chrissi^ was hingeschickt hat, Notar müssen wir trotzdem zahlen.
    • Geschäftsordnung ändern auf: "Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache."
      • done. -- rohieb
    • TODO: IBR Miklab fragen wegen Selbstbau-Lötstation
      • done, Projekt ongoing. -- comawill

  • Änderung Arbeitsgruppe:Geschäftsführung/Geschäftsordnung bzgl. Umgangsformen/CoC (siehe Vorstandssitzung 2015-03-09)

    §5 Vorstand als Ansprechpartner

    Die einzelnen Vorstandsmitglieder, sowie der gesamte Vorstand, stehen als Ansprechpartner für Probleme zur Verfügung, die von Entitäten des Vereins oder Entitäten aus dem Spaceumfeld an sie herangetragen werden. Diese Probleme werden ernst genommen und vertraulich behandelt und es wird versucht, nach Möglichkeit die angesprochenen Probleme zu lösen, sofern nichts anderes gewünscht ist.

    •  Pro (6|0|0) für die Aufnahme dieser Formulierung in die GO, UB 2015-06-23-01
    • TODO rohieb: in die GO einpflegen. done. --Daniel Bohrer 01:24, 24. Jun. 2015 (CEST)
    • zusätzliche Ideen: auf lange Sicht entsprechendes Amt "Vertrauensperson" außerhalb des Vorstandes schaffen, von der MV bestimmt, in der Satzung verankert
      • Problem: eine einzelne gewählte Person ist unter Umständen nicht immer neutral. Abhängig vom konkreten Fall Personen als Mediator bestimmen.
        • Vertrauensperson als zusätzliche Möglichkeit eines Ansprechpartners gegenüber (u.U. befangenem) Vorstand
        • mehr als eine Person als Vertrauensperson, wie auch bei Rechnungsprüfern
• Diskussion: Aufnahme von "Förderung des Sports" als Vereinszweck in die Satzung mit aufnehmen? (CTF/Lockpicking/Multicopter)
  • vereinfacht Unterstützung durch Sportverbände/öffentliche Institutionen (Sportförderung der Stadt), vereinfacht Versicherung z.B. für Modellflug
    • Leute vom Coptertreffen überlegen Neugründung eines entsprechenden Vereins
  • gefährdet das die Absetzbarkeit von Mitgliedsbeiträgen? unklar.
    • TODO: Valodim und chrissi wollen nochmal ne Quelle raussuchen.
  • am Ende eh Satzungsänderung durch die MV, Satzungsentwurf vorher vom Finanzamt prüfen lassen.
• Halloweenparty
  • Notiz: Halloween kommt irgendwann. Space darf an Mitglieder vergeben werden.
  • Randüberlegung: ab wann 50€ Pfand für den Space? Schon wenn jemand nen Kasten Bier in den Space stellt?
    • Vorstand entscheidet das von Fall zu Fall. Es muss ein explizit bestimmter Organisator für die Party vorhanden sein.
      • Wer kontrolliert Sauberkeit? Delegiert/entscheidet Vorstand von Fall zu Fall.
    • TODO rohieb: entsprechendes Pfandformular vorbereiten
    • TODO rohieb: Vorgang in der GO regeln. Dezentral über den Verteiler formulieren.
• Ausblick CCCamp
  • reneger organisiert $Dinge, es kleben vermutlich irgendwo Stratumlogos und es wird vermutlich irgendwie privat finanziert.
  • Vorstand fordert Transparenz, bevor irgendwelches Geld aus dem Verein fließen soll.
• Langfristiges TODO:
  • Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten. (nicht unbedingt nur Vorstandssache)

Ende um 22:48.